Ми у своїй практиці часто стикаємося з тим, що керівництво компанії відкладає впровадження CRM-системи «на потім». Директор чекає моменту, коли компанія зросте. Інакше, думає він, це буде марна трата грошей, адже автоматизувати поки немає що. Чи виправданий такий підхід? Давайте розберемося.

Розвиток компанії без CRM

Існує думка, що CRM-система стає потрібна компанії лише тоді, коли звичних інструментів для ведення бізнесу вже не вистачає. Але це помилкове судження.

Розглянемо приклад. Компанія продає світлове обладнання та спілкується з клієнтами. Директор компанії знає, що таке CRM-система, і розуміє, що з нею легше вести клієнтську базу та стежити за роботою компанії. Він навіть хоче впровадити CRM у свою компанію, але відкладає це рішення «до найкращих часів». Він вважає, що CRM знадобиться, коли команда співробітників не зможе впоратися з поточними задачами.

Час іде, компанія розвивається, клієнтів стає дедалі більше. Це начебто добре, але менеджери не встигають обробляти заявки, процес продажів починає давати збій. Тоді директор приймає рішення збільшити кількість працівників.

Штат компанії поступово зростає. Менеджери на той момент звикають вести справи в блокнотах, нотатках, ексельках і гугл-таблицях — кому як зручно. Документообіг збільшується. Стає складно контролювати роботу менеджерів та відстежувати якість обробки заявок.

Настає та сама «година Х», коли директор розуміє, що його компанія виросла і готова до впровадження CRM-системи.

Проблеми пізнього впровадження

Працюючи з різними клієнтами, ми переконалися, що в цьому випадку процес впровадження буде складнішим і більш трудомістким, ніж якби CRM впроваджували спочатку розвитку компанії.

У нашому прикладі на момент впровадження CRM вже накопичився великий масив розрізненої інформації, адже кожен співробітник вів справи так, як йому було зручно. Систематизувати дані буде складніше, як і мотивувати кожного співробітника відмовитися від звичної йому системи ведення справ.

Частина співробітників зустрінуть нововведення багнетами. У кожного з’являться свої «аргументи» у стилі: «Нам це не потрібно», «Працювали без жодних програм, і все було нормально», «Навіщо витрачати час на навчання, краще закрию чергову угоду». Може навіть вийти так, що співробітники будуть вести CRM «для галочки», а справжні дані фіксувати по-старому в блокнотах або екселі.

У результаті замість злагодженої роботи у команді отримуємо протистояння керівництва та співробітників.

Щоб такої ситуації не було, ми рекомендуємо впроваджувати CRM-систему на початку роботи компанії. Поки штат невеликий, буде легко всіх детально ознайомити з роботою в CRM і провести навчання.

Розвиток компанії разом із CRM

Коли співробітники звикають вести всі справи всередині CRM із самого початку, то знижуються витрати компанії за рахунок кращої організованості робочих процесів. Заощаджується робочий час менеджерів, забезпечується безперебійне обслуговування клієнтів — все завдяки тому, що CRM-система зберігає всю інформацію про клієнтів, угоди, записує телефонні дзвінки, систематизує документообіг. Як результат — здорове зростання та розвиток бізнесу.