CRM створена для підвищення ефективності як в цілому компанії, так і окремого співробітника. У ній є всі необхідні інструменти для планування і систематизації роботи. Але які б безмежні можливості не відкривав сервіс, результати діяльності конкретної людини залежать насамперед від її дисципліни та самоорганізованості.

Величезну роль відіграє вміння правильно розставляти пріоритети: з яких завдань починати робочий день, з якою черговістю виконувати справи, чому варто приділити більше часу, а що краще перенести на завтра. Адже можна цілий день трудитися, не піднімаючи голови, а за підсумком виявиться, що дійсно важливі справи не зроблені. Так часто буває, коли більша частина сил йде на другорядні заняття.

Продумана розстановка пріоритетів здатна змінити цей порядок – і ви зможете максимально ефективно використовувати робочий час і грамотно розподіляти свій ресурс.

У цій статті ви дізнаєтеся про принципи визначення першочерговості завдань і способи їх пріоритизації.

Інструменти для пріоритизації завдань

Секрет продуктивної роботи в тому, що якщо завдання виконувати послідовно, то не витрачатиметься час на переоцінку всього списку завдань під час вибору наступного.

Вибір – це завжди стрес.

Якщо немає чіткої черговості завдань, у перерві між ними часто вмикається прокрастинація, забираючи дорогоцінний час на метання і сумніви.

Пріоритизація дає змогу розставити завдання в правильному порядку: справи важливіші та терміновіші потрібно зробити насамперед, менш важливі та не такі термінові – у другу і третю чергу. Завдання, що не потребують багато часу на виконання, краще виконати одразу, а складні розбити на кілька простіших і робити поетапно.

Такий підхід передбачає:

1. Планування дня зі складанням списку всіх завдань
2. Аналіз запланованих справ за критеріями Важливість/Терміновість/Складність
3. Визначення порядку черговості виконання роботи

Найкращий час для продуктивної діяльності – ранок, адже в цей час мозок найефективніше обробляє інформацію, легко аналізує і швидко знаходить рішення. Саме на ранковий час варто планувати виконання найскладніших завдань, що вимагають активної розумової діяльності.

У нас робочий день завжди починається з координаційних зустрічей відділів, де ми узгоджуємо плани та проводимо мозкові штурми щодо проєктів. Такі зустрічі вже стали доброю корпоративною звичкою, а планування – нашим способом життя.

Усі заплановані справи фіксуються в таск-менеджері і відображаються у вигляді списку, дошки канбан і в календарі – завжди можна подивитися, що вже зроблено, де сталися накладки та до чого ще тільки належить приступити.

У нашій компанії є певне правило:

“Якщо завдання немає в Pipedrive, то його не існує в природі”

Уже на етапі планування відбувається перший поділ завдань за терміновістю і складністю. Під час створення завдання пропонується заповнити поле ” Кінцевий термін”, де визначаються терміни виконання і тривалість роботи аж до хвилини.

Якщо всі завдання важливі

Буває так, що всі завдання в списку здаються важливими і терміновими, що заважає розставити їх у правильному порядку. Навіть якщо вони виглядають однотипними, насправді вони точно відрізняються одне від одного за складністю, важливістю та іншими параметрами.

Ділимося ефективним методом розрахунку індексу пріоритетності. Для цього оцінюєте за 10-бальною шкалою кожен пункт у списку справ за критеріями: терміновість, важливість і складність. Потім обчислюєте індекс за формулою: число терміновості множимо на важливість і ділимо на складність. Завдання з найбільшим індексом і є найбільш пріоритетними, а з меншим – другорядними.

Наприклад, у вас заплановано три справи:

1. Надіслати звіт
2. Провести презентацію клієнту
3. Написати публікацію в соцмережу

Пишемо поруч із кожним пунктом оцінку терміновості, важливості та складності. Припустимо, на презентацію з клієнтом ви домовилися на сьогодні – це терміново, важливо і середнього рівня складності. Оцінюємо терміновість на 8 балів, важливість на 9, складність на 5.

Звіт важливий, але його можна надіслати протягом тижня, але робити його довго і складно. Оцінимо на 5, 8, 10.

Публікація може почекати, хоча часу і сил на цю справу потрібно небагато. Оцінки цієї справи: 5, 3, 2.

Рахуємо індекс за формулою:

1. Надіслати звіт: 5*8:10=4
2. Провести презентацію клієнту: 8*9:5=14,4
3. Написати публікацію в соцмережу: 5*3:2=7,5

Вибудовуємо послідовність відповідно до пріоритетності від більшого числа індексу до меншого:

1. Провести презентацію (14,4)
2. Написати публікацію (7,5)
3. Надіслати відповідь (4)

Легко, правда? Сподіваємося, наші підказки допоможуть вам навести порядок і грамотно вибудувати послідовність у справах.

Але якщо нічого не допомагає і справи не робляться – можливо, ви просто втомилися. Тоді правильно буде запланувати якісний відпочинок – це з категорії “Важливо”, а інколи й “Терміново”. І обов’язково прочитайте нашу статтю « “6 правил ефективного відпочинку”.

Якщо у вас досі немає корпоративного порталу Pipedrive, компанія PEEKSSOT допоможе вам. Ми проводимо впровадження та налаштування CRM будь-якої складності, а також навчаємо керівників і співробітників усіх тонкощів роботи з сервісом. Щоб отримати безкоштовну консультацію зв’яжіться з нами будь-яким зручним способом.