Битрикс24 создан для повышения эффективности как в целом компании, так и отдельного сотрудника. Здесь есть все необходимые инструменты для планирования и систематизации работы. Но какие бы безграничные возможности не открывал сервис, результаты деятельности конкретного человека зависят в первую очередь от его дисциплины и самоорганизованности.
Огромную роль играет умение правильно расставлять приоритеты: с каких задач начинать рабочий день, с какой очередностью выполнять дела, чему стоит уделить больше времени, а что лучше перенести на завтра. Ведь можно целый день трудиться, не поднимая головы, а по итогу окажется, что действительно важные дела не сделаны. Так часто бывает, когда большая часть сил уходит на второстепенные занятия.
Продуманная расстановка приоритетов способна изменить этот порядок — и вы сможете максимально эффективно использовать рабочее время и грамотно распределять свой ресурс.
В этой статье вы узнаете о принципах определения первоочередности задач и способах их приоритизации с помощью Битрикс24.
Инструменты Битрикс24 для приоритизации задач
Секрет продуктивной работы в том, что если задачи выполнять последовательно, то не будет тратиться время на переоценку всего списка задач при выборе следующей.
Выбор — это всегда стресс.
Если нет четкой очередности задач, в перерыве между ними часто включается прокрастинация, забирая драгоценное время на метания и сомнения.
Приоритизация позволяет расставить задачи в правильном порядке: дела более важные и срочные нужно сделать в первую очередь, менее важные и не такие срочные — во вторую и третью очередь. Не требующие много времени на выполнение задания лучше выполнить сразу, а сложные разбить на несколько более простых и делать поэтапно.
Такой подход предполагает:
1. Планирование дня с составлением списка всех задач
2. Анализ запланированных дел по критериям Важность/Срочность/Сложность
3. Определение порядка очередности выполнения работы
Лучшее время для продуктивной деятельности — утро, так как в это время мозг наиболее эффективно обрабатывает информацию, легко анализирует и быстро находит решения. Именно на утреннее время стоит планировать выполнение наиболее сложных задач, требующих активной мыслительной деятельности.
У нас в Практик Консалтинг рабочий день всегда начинается с координационных встреч отделов, где мы согласовываем планы и проводим мозговые штурмы по проектам. Такие встречи уже стали хорошей корпоративной привычкой, а планирование — нашим образом жизни.
Все запланированные дела фиксируются в таск-менеджере Битрикс24 и отображаются в виде списка, доски канбан и в календаре — всегда можно посмотреть, что уже сделано, где произошли накладки и к чему ещё только предстоит приступить.
В нашей компании есть негласное правило:
«Если задачи нет в Битрикс24, то она не существует в природе»
Уже на этапе планирования происходит первое разделение задач по срочности и сложности. При создании задачи предлагается заполнить поле «Крайний срок», где определяются сроки выполнения и длительность работы вплоть до минуты.
Таким образом интерфейс сервиса способствует фокусированию внимания на том, что запланировано на сегодня и является срочным. Делать нужно то, что есть в сегодняшнем списке задач. Этот важный принцип помогает концентрироваться только над актуальными задачами и не беспокоиться о не срочных.
В таск-менеджере нет функции изменения последовательности задач, можно лишь сортировать по критериям. Но возможность изменить порядок все-таки есть.
Делимся лайфхаком: для более срочных задач указывайте в поле «Крайний срок» более раннее время завершения (по умолчанию всегда стоит 18:00), в списке сортируйте задачи в графе «Крайний срок», и вуаля — более срочные будут отображаться выше остальных. И больше не нужно задумываться над тем, какое дело будет следующим.
Чтобы закрепить высоко приоритетную задачу вверху списка, выделите ее и выберите в всплывающем меню пункт «Закрепить». Так она всегда будет у вас на виду. Но помните: если приоритетов больше трех — это значит, что их нет совсем.
Со срочностью разобрались, а как быть с важными несрочными делами? Как можно их выделить на фоне остальных?
В инструментах Битрикс24 для этого есть штатный механизм «Приоритет». Нажимаете на поле «Это важная задача» — и рядом с названием задачи появляется огонек. Отмечать таким образом вы можете как свои задачи, так и те, где вы выступаете постановщиком, чтобы исполнитель понимал, что вопрос требует повышенного внимания или оперативного решения.
Некоторым пользователям удобно расставлять приоритеты и видеть общую картину по всем задачам, используя доску канбан. Вы можете добавить свою стадию в воронке задач: «Важные дела», «Срочные», «Выполненные», «Идеи на будущее» и т. п. Для этого нажмите кнопку справа от колонки и напишите название. Чтобы отредактировать текст, изменить цвет или удалить ненужные колонки — нажмите на значок карандаша.
Вы всегда можете проявить гибкость и скорректировать свои планы, если потребуется прервать выполнение важной задачи из-за возникновения более срочного дела. Следить за появлением новых задач и комментариев в Битрикс24 помогают красные числовые индикаторы.
Такие счетчики информируют о необходимости уделить повышенное внимание поставленной задаче, о постановке нового, еще не просмотренного процесса или об окончании срока текущего.
Как видите, в Битрикс24 достаточно инструментов для эффективной приоритизации задач.
Если все задачи важные
Бывает так, что все задачи в списке кажутся важными и срочными, что мешает расставить их в правильном порядке. Даже если они выглядят однотипными, на самом деле они точно отличаются друг от друга по сложности, важности и другим параметрам.
Адекватно оценить степень важности, срочности и сложности дел поможет матрица Эйзенхауэра. Этот метод не требует сложных решений, достаточно распределить все задачи по категориям: в сектор A попадают дела важные и срочные, то есть первоочередные, в секторе B — важные, но не срочные, в C — срочные, но не важные, в D — не важные и не срочные, которые запросто можно отложить на потом.
Делимся еще более эффективным методом расчета индекса приоритетности. Для этого оцениваете по 10-балльной шкале каждый пункт в списке дел по критериям: срочность, важность и сложность. Потом вычисляете индекс по формуле: число срочности умножаем на важность и делим на сложность. Задачи с самым большим индексом и есть самые приоритетные, а с меньшим — второстепенные.
Например, у вас запланировано три дела:
1. Отправить отчет
2. Провести презентацию клиенту
3. Написать публикацию в соцсеть
Пишем рядом с каждым пунктом оценку срочности, важности и сложности. Допустим, на презентацию с клиентом вы договорились на сегодня — это срочно, важно и среднего уровня сложности. Оцениваем срочность на 8 баллов, важность на 9, сложность на 5.
Отчёт важен, но можно отправить в течение недели, но делать его долго и сложно. Оценим на 5, 8, 10.
Публикация может подождать, хотя времени и сил на это дело нужно немного. Оценки этого дела: 5, 3, 2.
Считаем индекс по формуле:
1. Отправить отчет: 5*8:10=4
2. Провести презентацию клиенту: 8*9:5=14,4
3. Написать публикацию в соцсеть: 5*3:2=7,5
Выстраиваем последовательность соответственно приоритетности от большего числа индекса к меньшему:
1. Провести презентацию (14,4)
2. Написать публикацию (7,5)
3. Отправить ответ (4)
Легко, правда? Надеемся, наши подсказки помогут вам навести порядок и грамотно выстроить последовательность в делах.
Но если ничего не помогает и дела не делаются — возможно, вы просто устали. Тогда правильно будет запланировать качественный отдых — это из категории «Важно», а иногда и «Срочно ». И обязательно прочитайте нашу статью « 6 правил эффективного отдыха».
Если у вас до сих пор нет корпоративного портала Битрикс24, компания Практик Консалтинг поможет вам. Мы проводим внедрение и настройку CRM любой сложности, а также обучаем руководителей и сотрудников всем тонкостям работы с сервисом. Чтобы получить бесплатную консультацию свяжитесь с нами любым удобным способом.
